Top 7 estrategias para escribir Procedimientos de Contabilidad

La segunda parte del efectivo a cobrar el ciclo de la serie

Primera parte: http://www.bizmanualz.com/articles/01-05-05_inventory_procedures.html/?ART79

Próxima semana: Ventas

Ya hemos encontrado 250.000 dólares ... así que vamos a encontrar otros 250.000 dólares ...

Por la Fundación

La semana pasada, se planteó la pregunta: ¿qué hacer con su negocio 1.000.000 dólares? Para sentar las bases que presentó el inventario como la primera de las cuatro áreas que conduzcan hacia la meta del millón de dólares. Y que lo vio exactamente cómo alcanzar los primeros $ 250,000 en ahorros en efectivo, evitando retrasos con un aumento en la velocidad, así como un aumento en la disciplina y la competencia. Pero exactamente, ¿cómo? Con el tiempo - como se vio con el inventario y como se verá esta semana.

Hacer frente a los procedimientos de contabilidad

Vamos a continuar con ese tema crucial de tiempo con otra fuente importante en su balance - en concreto, las cuentas por cobrar (A / R). Si usted tiene $ 500,000 o más en cuentas por cobrar luego STOP! Lo hemos encontrado de nuevo.

La reducción de la colección Días Promedio

¿Por qué? Porque si nos centramos en la reducción de su colección el promedio de días en un 50%, entonces el saldo de las cuentas por cobrar se reducirá a $ 250.000 y el resultado será un extra de $ 250.000 en su cuenta bancaria. Y así no más, estamos a medio camino de nuestra meta de $ 1.000.000.

Así que ahora, vamos a ver cómo se trabaja realmente en un escenario de negocios de la vida real.

Procedimientos Contables Servicio de Negocios Ejemplo

Una organización de servicios con $ 700.000 en promedio de A / R saldos necesitaban asistencia. Así que hemos examinado su función A / R para entender y cuantificar el flujo de trabajo y las cuestiones de carga de trabajo. Entonces hemos diseñado e implementado un proceso para mejorar la A / R de rendimiento.

La métrica que desarrollamos reducido sus "más de 60" cuentas por cobrar en un 85% y su general de A / R equilibrio en un 50% dentro de 90 días de la aplicación de los nuevos procedimientos. Con estos nuevos procesos e informes, la compañía ahora sigue Promedio días de recogida y vencida en lugar de días de ventas sólo pendientes (DSO) como la medida de su eficacia colección.

squo; s ver como esto funciona en un escenario de negocios de la vida real.

Procedimientos Contables Servicio de Negocios Ejemplo

Una organización de servicios con $ 700.000 en promedio de A / R saldos necesitaban asistencia. Así que hemos examinado su función A / R para entender y cuantificar el flujo de trabajo y las cuestiones de carga de trabajo. Entonces hemos diseñado e implementado un proceso para mejorar la A / R de rendimiento.

La métrica que desarrollamos reducido sus "más de 60" cuentas por cobrar en un 85% y su general de A / R equilibrio en un 50% dentro de 90 días de la aplicación de los nuevos procedimientos. Con estos nuevos procesos e informes, la compañía ahora sigue Promedio días de recogida y vencida en lugar de días de ventas sólo pendientes (DSO) como la medida de su eficacia colección.

El resultado: un extra de $ 350,000 en efectivo. Y, de nuevo, ver de manera explícita el papel crucial del tiempo y un aumento en la velocidad y la disciplina implica directamente un aumento de la eficiencia y el ahorro efectivo. Entonces, ¿cómo puede usted usar el tiempo a su favor?

Métodos para el diseño del proceso de las Nuevas

Reducir el ciclo de recolección. Examine las cuentas de clientes que van más allá de sus términos. No espere hasta el doble de los términos netos de actuar.

Ajustar la política de crédito. Examinar el proceso de crédito para el deslizamiento. ¿Tiene un proceso de aprobación de crédito? ¿Realiza controles de crédito? ¿Qué normas se utilizan para extender el crédito?

Reducir las condiciones de crédito. Cambiar las condiciones de crédito que ofrece a sus clientes. Si usted ofrece términos netos de 45 años, se reducen a la red 30. Usted podría ofrecer un descuento de 1% si se paga dentro de 10 días más neto debidas en 30 días. Esto es equivalente al 18% de interés anual y la mayoría de las empresas se llevará a esos términos.

Acortar el proceso de facturación. Facture a sus clientes inmediatamente. Se trata de un grande. Muchas organizaciones de servicios esperar hasta el final del mes a las horas facturables recuento y determinar los cargos de los clientes. No espere hasta el final del mes. Esto podría reducir a cobrar su día por tanto como 15 días allí. Correo electrónico o por fax las facturas para salvar a otro día o dos (por ejemplo, software de contabilidad QuickBooks contiene esta característica).

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El resultado: un extra de $ 350,000 en efectivo. Y, de nuevo, ver de manera explícita el papel crucial del tiempo y un aumento en la velocidad y la disciplina implica directamente un aumento de la eficiencia y el ahorro efectivo. Entonces, ¿cómo puede usted usar el tiempo a su favor?

Métodos para el diseño del proceso de las Nuevas

Reducir el ciclo de recolección. Examine las cuentas de clientes que van más allá de sus términos. No espere hasta el doble de los términos netos de actuar.

Ajustar la política de crédito. Examinar el proceso de crédito para el deslizamiento. ¿Tiene un proceso de aprobación de crédito? ¿Realiza controles de crédito? ¿Qué normas se utilizan para extender el crédito?

Reducir las condiciones de crédito. Cambiar las condiciones de crédito que ofrece a sus clientes. Si usted ofrece términos netos de 45 años, se reducen a la red 30. Usted podría ofrecer un descuento de 1% si se paga dentro de 10 días más neto debidas en 30 días. Esto es equivalente al 18% de interés anual y la mayoría de las empresas se llevará a esos términos.

Acortar el proceso de facturación. Facture a sus clientes inmediatamente. Se trata de un grande. Muchas organizaciones de servicios esperar hasta el final del mes a las horas facturables recuento y determinar los cargos de los clientes. No espere hasta el final del mes. Esto podría reducir a cobrar su día por tanto como 15 días allí. Correo electrónico o por fax las facturas para salvar a otro día o dos (por ejemplo, software de contabilidad QuickBooks contiene esta característica).

Reducir los errores de facturación. La mayoría de los clientes de retrasar los pagos, debido a errores de facturación. Los clientes no reconocen la factura hasta que se corrige y puede que ni siquiera le notifique, el vendedor, del error hasta que se llama para la colección. Una vez más, evitando la demora en el error y el tiempo será de ahorros en efectivo.

Cuentas por cobrar al personal del tren. Asegúrese de que todo el personal que está entrenando para comprender las métricas de rendimiento de sus puestos de trabajo. Por ejemplo, una empresa se encargará de $ 500,000 mensuales A / saldos de R (que es de $ 6 millones al año!) Con una oficinista de A / R que gana $ 30.000. Pero entonces el supervisor utiliza nada más que en el Trabajo a (FPT) de formación para el empleado. A continuación, el director financiero cree que él o ella (el CFO) es realmente la gestión del dinero. Pero, en realidad, ese no es el caso, el empleado está administrando el dinero del día a día. Así que no debe de A / R secretario reciben suficiente formación para gestionar una cantidad tan importante? Después de todo, sólo hace falta un cambio de 6% en A / D de un mes para ser igual a la oficinista de A / R salario anual completo. ¿No es el A / R de ahorro por valor un poco de tiempo extra en el entrenamiento?

Maximizar el Proceso de Contabilidad. Con el departamento de cuentas por cobrar se debe usar cada elemento del proceso para obtener el mayor beneficio para su negocio. Y con procedimientos de ahorro de tiempo establecido en su lugar, permitirá que su eficiencia de trabajo para usted.