Planificación de Eventos Especiales - Segunda Parte - El Plan Maestro

"El plan maestro es el plan que se crean para asegurarse de que tiene cubiertas sus bases en la planificación de su evento. Si lo hace, aumentará sus probabilidades de tener un resultado exitoso, lo que más referencias, clientes satisfechos y más ventas." Heidi Richards

1. Crea tu lista. Una lista de comprobación proporciona un plan de trabajo organizado para la ejecución de su evento. ¿Qué recursos necesita, las donaciones, la gente, el dinero? - Una lista de comprobación que se incluye a continuación.

2. Crear una línea de tiempo! Esto debe ser parte de la lista y es quizás el componente más importante del documento que asegurará el éxito de su evento. El cronograma debe incluir aspectos tales como, cuando los programas se imprimen, cuando invitaciones / folletos deben imprimirse y enviarse por correo, cuando para empezar los medios de comunicación o una campaña de publicidad, cuando a fin de decoraciones. Esto incluye los plazos de inscripción. Si aún no lo ha sido determinado, la línea de tiempo también incluye la ubicación del evento.

3. Crea tu presupuesto. Esto debería incluir todas las oportunidades de ingresos (ventas de registro, entradas, donaciones, patrocinio, concesiones). También debe incluir los gastos de impresión, alojamiento, comida, suministros, seguridad, altavoces, permisos, seguros, gastos de envío y artículos diversos, todavía por determinar.

4. Piensa en la logística. Estos incluyen el tamaño del espacio necesario para el evento, la instalación (mesas, sillas, estacionamiento, señales, port-a ir al baño es, tiendas de campaña), la limpieza, los planes de emergencia, el transporte y los servicios que son proporcionados por los departamentos de policía y bomberos.

5. Promover el evento. ¿Cuál es el objetivo principal de la publicidad? ¿Es para aumentar la sensibilización o la asistencia? ¿Es para construir buenas relaciones de la comunidad? Si usted no tiene una lista de medios, nunca es demasiado pronto para empezar a crear uno. ¿A quién usted sabe que trabaja para la impresión local de radio y televisión? ¿A quién usted sabe que conoce a alguien que lo haga? Si se trata de un evento local, recurriendo a la comunidad local, saber si un local de Guía de los medios de comunicación o de la guía se publica. Muchos periódicos tienen estos recursos, y también lo hacen muchas bibliotecas. Si se trata de un evento nacional, busque en los directorios de medios nacionales para la ayuda. Hay varios para elegir. Algunos de los que uso son: Gebbie Press-in-One Directorio (1-845-255-7560), Catálogo de Bacon, los medios de comunicación (1-800-621-0561), y Comunicaciones Bradley (1-800-989-1400 ). Estos directorios están disponibles en el disco o libros.

He aquí una lista paso a paso para ayudarle a organizar su evento.

Tarea:

Seleccione ___ miembros del equipo de planificación. Incluir los líderes de los eventos específicos que se completó el (fecha).

___ Desarrollar el plan maestro para el (fecha). Esto puede incluir el tema, ubicación, etc

___ Elige la fecha para el evento (fecha).

___ Líderes Seleccione secundaria equipo (presidentes de los subcomités) para la logística en (fecha).

___ Reclutar o alquiler de los miembros del equipo de logística para el (fecha).

saber si un local de Guía de Medios o la guía se publica. Muchos periódicos tienen estos recursos, y también lo hacen muchas bibliotecas. Si se trata de un evento nacional, busque en los directorios de medios nacionales para la ayuda. Hay varios para elegir. Algunos de los que uso son: Gebbie Press-in-One Directorio (1-845-255-7560), Catálogo de Bacon, los medios de comunicación (1-800-621-0561), y Comunicaciones Bradley (1-800-989-1400 ). Estos directorios están disponibles en el disco o libros.

He aquí una lista paso a paso para ayudarle a organizar su evento.

Tarea:

Seleccione ___ miembros del equipo de planificación. Incluir los líderes de los eventos específicos que se completó el (fecha).

___ Desarrollar el plan maestro para el (fecha). Esto puede incluir el tema, ubicación, etc

___ Elige la fecha para el evento (fecha).

___ Líderes Seleccione secundaria equipo (presidentes de los subcomités) para la logística en (fecha).

___ Reclutar o alquiler de los miembros del equipo de logística para el (fecha).

___ Crear su publicidad / campaña en los medios. Alerta de los medios de comunicación de las oportunidades de fotos y entrevista (fecha).

___ Preparar la "copia" de los materiales de impresión, incluyendo el programa, formularios de inscripción, pasajes, matriculación o tarjetas de identificación, cintas, premios, etc en (fecha).

___ Plan de la decoración para el (fecha).

___ Desarrollar la agenda de eventos. Distribuya a cada persona en el equipo. Revisar las asignaciones.

___ Determine cómo el registro será manejado y por quién.

___ Crear un Plan de Emergencia en caso de que el evento debe ser cancelado o pospuesto.

___ Tener un "ensayo general" del evento con todas las partes responsables de revisar las funciones y responsabilidades de todo el equipo el día anterior.

___ Haga que el evento!

___ Correo una copia del programa y carta de agradecimiento a los patrocinadores y colaboradores del evento tan pronto como sea posible después del evento.

___ Enviar escrito a mano notas de agradecimiento a su anfitrión (el empleador) y el equipo que trabajó con. Si es posible, incluir fotos.