En la mayoría de las organizaciones, las reuniones son a menudo las mayores pérdidas de tiempo. Con un poco de planificación, es posible tanto a reducir el tiempo dedicado a reuniones y hacer que el tiempo sea más productivo. He aquí cómo.
* Que todos los participantes saben qué está la celebración de la reunión, lo que está por hacer y lo que cada participante está llamado a contribuir. Esto debe ser comunicado antes de la reunión.
* Si alguno de los participantes tienen que realizar el trabajo preparatorio antes de la reunión, debe mencionarse este hecho. No dé por sentado que dicha preparación se tendrá cuidado de forma automática.
* Si la reunión es un seguimiento a una reunión anterior, distribuir una copia de las actas de la última, aunque se ha hecho antes. Esto es especialmente cierto si ha habido una brecha significativa entre el tiempo de la primera reunión y el seguimiento.
* Trate de ver que todo el mundo llega a tiempo y ya está sentado en la reunión está previsto que comience. Alguien caminando en mitad de una reunión puede ser una gran distracción.
* Servir refrescos mientras una reunión está en curso también es una distracción. Establecidos refrescos antes de que comience la sesión. Calendario de descansos para tomar un refresco, si la reunión es continuar por varias horas o un día.
* Haga copias de todos los papeles necesarios. Que pasa en torno a un único conjunto de documentos para todo el mundo de la lectura es altamente improductivo. Sin embargo, es sorprendente la frecuencia con algo tan simple como esto no es atendida.
* Sobre el inicio del punto. Quien preside la reunión debe estar listo para intervenir si alguien está desviando del tema. Andarse por las ramas es una enorme pérdida de tiempo.
* Reducir al mínimo las interrupciones de los otros participantes cuando alguien está hablando. Otros pueden responder cuando la persona haya terminado de hablar.
* Todos los teléfonos celulares deben estar apagados. Pide a las líneas de tierra deben ser diferidos en la medida de lo posible.
* La reunión debe concluir con un resumen de los puntos principales y las conclusiones alcanzadas. También debe explicar quién es el responsable de cada acción específica a tomar, junto con un período de tiempo. Más tarde, una comunicación por escrito sobre todos estos puntos deben ir a todos los participantes.
Hacer reuniones más útil es todo sobre el uso de un enfoque de sentido común. Se adhieren a las pautas anteriores y ver sus reuniones se convierten en mucho más productivo.
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