Puedes leer sobre esto en todos los periódicos en todas las ciudades en todo el país: Algunos tenedor de libros, de confianza por el propietario de una pequeña empresa, malversa miles de dólares. Si el robo no pone el propietario del negocio, sin duda causa un gran dolor de cabeza.
La razón se habla de estos casos con tanta frecuencia es que, en una pequeña empresa, sólo puede ser el propietario y tenedor de libros. El propietario no le gusta hacer los libros, no las entienden, y se basa en esta persona para cuidar de las cosas. El contable, que suele tener dificultades financieras personales, toma una pequeña cantidad de dinero con la intención de devolver el dinero. Nadie parece darse cuenta, por lo que más se toma. Durante un período de tiempo, comienza a montar hasta un montón de dinero.
Aquí es donde el concepto de "control interno" entra en juego lo esencial, toda empresa debe tener, en algún nivel, un sistema de control interno para proteger contra las pérdidas, ya sea intencional o no intencional. Esto se debe a "control interno" sistemas: 1) proteger a dinero en efectivo y otros activos, 2) promover la eficiencia en el procesamiento de transacciones, y, 3) asegurar la confiabilidad de los registros financieros. Un sistema de control interno consiste principalmente de las políticas y procedimientos diseñados para proporcionar una seguridad razonable de que estos tres objetivos se lograrán. El tamaño y la complejidad de la empresa determinará el alcance del sistema de control interno.
Independientemente de su tamaño, uno de los aspectos más importantes de un sistema de control interno es el concepto de separación de funciones. La separación de funciones hace que sea más difícil para el robo y los errores que se detectan. Es muy raro que dos empleados de "connivencia" con el fin de robar de la compañía.
He trabajado como auditor interno de una cadena de periódicos por tres años. Mi trabajo consistía en caminar a las oficinas del periódico sin previo aviso e ir directamente a las cajas de dinero en efectivo, contarlos y verificar los recibos. Uno de mis pasos de auditoría más importante era asegurarse de que los procedimientos de control interno en su lugar y funcionando correctamente. Aquí están algunas sugerencias para los procedimientos de control interno en cuanto al manejo de dinero en efectivo:
- Permitir que sólo los individuos concretos de la tramitación de dinero en efectivo.
- Dar la responsabilidad de la contabilidad a una persona que no maneja dinero en efectivo.
- Use los recibos numerados para documentar todos los pagos.
- Hacer todos los depósitos bancarios con prontitud.
por dos empleados de "connivencia" con el fin de robar de la compañía.He trabajado como auditor interno de una cadena de periódicos por tres años. Mi trabajo consistía en caminar a las oficinas del periódico sin previo aviso e ir directamente a las cajas de dinero en efectivo, contarlos y verificar los recibos. Uno de mis pasos de auditoría más importante era asegurarse de que los procedimientos de control interno en su lugar y funcionando correctamente. Aquí están algunas sugerencias para los procedimientos de control interno en cuanto al manejo de dinero en efectivo:
- Permitir que sólo los individuos concretos de la tramitación de dinero en efectivo.
- Dar la responsabilidad de la contabilidad a una persona que no maneja dinero en efectivo.
- Use los recibos numerados para documentar todos los pagos.
- Hacer todos los depósitos bancarios con prontitud.
- La persona que prepara la conciliación bancaria debe ser diferente a la de manejo de efectivo uno.
- Si es posible, la persona que hace el depósito bancario debe ser diferente a la que maneja el dinero en efectivo y el que prepara la conciliación bancaria.
- Hacer depósitos intactos, sin montos retirados para pagar los gastos.
- Tenga dinero en efectivo y cheques en un cajón o una caja registradora.
- Desde cajas nunca será 100% correcto todo el tiempo, establecer un nivel de tolerancia por exceso y la escasez de determinar el punto en que las medidas correctivas se activará.
- Hacer todos los pagos con cheque, con excepción de una mínima cantidad pagada de la caja chica.
- Asegúrese de que todos los pagos que tiene que ver con un documento en papel, como un bono, para asegurarse de que existe un rastro de papel para todos los desembolsos.
- Llevar a cabo conteos al azar sorpresa de caja chica y cajones de dinero.
- Recuento de inventario y otros activos con frecuencia y compare con los libros de la empresa.
Un sistema de control interno creado a principios como una medida preventiva es más eficiente que el establecimiento de un sistema de corrección en reacción a una pérdida. Si da la casualidad, que no es sólo usted y el tenedor de libros en su pequeño negocio, usted necesita aprender cómo hacer algunas de las tareas de contabilidad para que puedan comprobar in situ el trabajo del contador. Eso, en sí mismo, es una excelente medida preventiva.
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